Asistente Administrativo
Tiempo completo • Augusta Marriott at the Convention Center
Beneficios:
- Coincidencia 401(k)
- Seguro dental
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
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| Título del puesto: | Asistente Administrativo |
Departamento: | Ventas
Reportes a: | Gerente Administrativo Ejecutivo
Estado: | No Exento por Hora
Salario: 16,00 $ - 18,00 $
Resumen del puesto
Apoya al Departamento de Ventas y Catering en todas las actividades y cumple con el mandato del departamento. Apoya al Director de Ventas, a los Directores de Ventas y a los Gerentes de Servicios de Convenciones en las operaciones diarias y para garantizar la comunicación en su ausencia.
Deberes y responsabilidades
- Ofrece una excelencia en el servicio que supera las expectativas de los clientes y partes interesadas. Mantiene una relación profesional y de calidad con los empleados de la empresa para fomentar y promover un entorno de trabajo cooperativo.
- Procesa contratos y correspondencia para los Directivos de Ventas y el Director de Ventas y Marketing.
- Asegura que la correspondencia y otros asuntos que requieran atención durante la ausencia de los responsables asignados se gestionen, prioricen o deriven adecuadamente a otros.
- Realiza funciones administrativas a petición del personal de catering y ventas, incluyendo, pero no limitándose a:
- Escribe de forma ordenada y precisa la correspondencia, informes, contratos, etc., a partir de correos electrónicos, formularios o documentos manuscritos, asegurando que toda la correspondencia sea 100% precisa.
- Prepara borradores de respuestas a los clientes y recopila información para su uso en reuniones, informes, etc.
- Establece y mantiene un sistema ordenado de archivo y registros de las operaciones comerciales para los responsables de ventas para facilitar la rápida remisión de información según sea necesario.
- Mantiene archivos de rastreo para acciones y contratos definidos.
- Prepara cupones, multas de aparcamiento y kits de venta según sea necesario.
- Procesa currículums de grupos, hojas de presentación y servicios para los grupos entrantes.
- Recibe llamadas telefónicas de manera cortés. Utiliza la etiqueta telefónica de la empresa. Toma mensajes completos y precisos para derivar a los responsables en su ausencia. Transmite mensajes de manera precisa y oportuna.
- Mantiene al supervisor inmediato informado de manera rápida y completa sobre cualquier problema o asunto inusual de importancia que requiera acciones correctivas.
- Asiste a las reuniones según sea necesario.
- Prepara informes según se solicite para desarrollar una base de datos informativa que mejore la toma de decisiones de gestión y la evaluación crítica de las actividades laborales.
- Desempeña todas las responsabilidades de manera profesional, puntual y eficiente. Sigue la política establecida de la empresa y proyecta una imagen positiva para alcanzar objetivos, reconocimiento público y aceptación como la empresa hotelera preferida.
- Ayuda con diversas tareas contables, incluyendo, pero no limitándose a, depósitos diarios de cheques, envío por correo de cuentas a pañade, órdenes de compra, etc.
- Prepara y mantiene el Informe de Cierre de Mes de Ventas.
- Utiliza software específico para hoteles como CI/TY, Red Coat Direct, Opera.
- Capaz más allá de lo básico en Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) y Adobe Acrobat.
- Y cualquier otra responsabilidad necesaria para impulsar nuestra visión, cumplir nuestra misión y cumplir con los valores de nuestra Organización.
Otros requisitos
- Conocimiento del inglés.
- Sólidas habilidades técnicas en Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) y Adobe Acrobat Pro, junto con buenas habilidades para navegar por internet.
- Excelentes habilidades interpersonales, así como habilidades de comunicación oral/escrita; capacidad para interactuar con éxito con todos los niveles de la organización.
- La atención al detalle es imprescindible.
- Capacidad para gestionar situaciones de conflicto de manera profesional.
- Estar bien arreglados y respetar el código de vestimenta del hotel.
- Excelentes habilidades organizativas y flexibilidad.
- Formado en todos los procedimientos y puestos de la oficina y cubre cuando es necesario.
Concienciación sobre la seguridad
Mantiene la seguridad cumpliendo con las políticas de seguridad, siendo responsable de informar de todos los accidentes de inmediato. Apoya todos los programas de seguridad. Procede con precaución al caminar por suelos resbaladizos. Garantiza que se den instrucciones de seguridad adecuadas antes de utilizar cualquier equipo.
Por favor, no contacte con el hotel para informarse sobre el estado de la solicitud.
Los responsables de contratación solo contactarán por correo electrónico a quienes cumplan los requisitos del puesto.
Los responsables de contratación solo contactarán por correo electrónico a quienes cumplan los requisitos del puesto.
Compensación: $16.00 - $18.00 por hora
Somos un empleador con igualdad de oportunidades y todos los candidatos calificados recibirán consideración por el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, origen nacional, estado de discapacidad, estado de veterano protegido o cualquier otra característica protegida por la ley.